O provedení preventivní požární prohlídky se provede záznam do požární knihy nebo jiným prokazatelným způsobem (například. zpracování protokolu apod.). Záznam musí být sepsán bezprostředně po provedení prohlídky.
Záznam o preventivní požární prohlídce obsahuje:
- datum provedení,
- označení objektu a pracoviště,
- zjištěné skutečnosti,
- navržená opatření,
- stanovení způsobu a termínů jejich splnění,
- jméno a podpis osoby, která záznam (prohlídku) provedla,
- jméno a podpis vedoucího zaměstnance kontrolovaného pracoviště nebo jiné určené osoby,
- záznam o splnění navržených opatření.