Zaměstnavatel je správcem osobních údajů zaměstnanců a má právní důvod k jejich zpracovávání. Zaměstnanec mu k tomu tedy nemusí dávat prokazatelný souhlas. Ten vyplývá z pracovněprávního vztahu uzavřeného pracovní smlouvou. Zaměstnavatel ale smí shromažďovat pouze takové osobní údaje, které jsou potřebné pro plnění jeho povinností. K osobním údajům zaměstnanců musí přistupovat jako k vlastnictví zaměstnanců, které má pouze propůjčené k určitým, předem daným a zákonem stanoveným účelům.
Správce musí učinit taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému přístupu k osobním údajům. Neoprávněnou osobou je každý, kdo nemá ze zákona povinnost s osobními údaji pracovat.
Osobní údaje zaměstnance potřebné pro zaměstnavatele

  1. příjmení,
  2. jméno,
  3. všechna dřívější příjmení,
  4. datum a místo narození,
  5. rodné číslo – pro sociální zajištění a zdravotní pojištění,
  6. číslo občanského průkazu,
  7. rodná čísla dětí zaměstnanců – pokud zaměstnanec pobírá slevu na daních na své děti,
  8. zdravotní způsobilost pro výkon zaměstnání (nástupní, periodické popřípadě výstupní zdravotní prohlídky,
  9. údaje uváděné v knize úrazů nebo záznamu o úrazu v případě pracovního úrazu,
  10. jméno a příjmení při prokazování účast na školeních a vzděláváních – prezenční listiny nebo certifikáty o absolvování školení BOZP, požární ochrany apod.
  11. informace o mzdě,
  12. apod.
    Zaměstnavatel ale může zpracovávat i další osobní údaje “nezaměstnanců” např. životopisy a dotazníky pro uchazeče o zaměstnání.