Uchovávání záznamů BOZP a PO

04. 03. 2014

Novinky

Jak dlouho by měly být uchovávány záznamy BOZP, PO a pracovnělékařské péče? Do jaké míry se na ně vztahuje zákon 101/2000 Sb.o ochraně osobních údajů?

Dobu uchování (archivace) a skartování u záznamů BOZP a PO právní předpisy nestanovují. To si určuje organizace sama, zpravidla ve Skartačním a spisovém řádu.

Záznamy se dají rozdělit na 2 druhy:

1. Záznamy o zaměstnancích:

  • Dokumentace o provedeném školení zaměstnanců
  • Osvědčení o zdravotní způsobilosti k práci zaměstnanců.
  • Záznamy o úrazech atd.

2. Záznamy ostatní

  • Kniha kontrol BOZP a PO
  • Doklady o kontrolách, revizích a zkouškách technických a vyhrazených technických zařízení.
  • Protokoly o kontrolách státního odborného dozoru.
  • Protokoly BOZP a PO.
  • Zpráva o provedení roční prověrky BOZP.
  • Protokoly o provedených měřeních faktorů pracovního prostředí.
  • Požární kniha.
  • Kniha úrazů.
  • Kniha regálů.
  • Kniha žebříků.
  • Evidenční list obsluh motorových manipulačních vozíků.
  • Evidenční list motorových manipulačních vozíků.
  • Provozní deník manipulačního vozíku.
  • Provozní deník plynového zařízení.
  • Provozní deník tlakového zařízení atd.

V právních předpisech není doba uložení nikde stanovena. Všechny záznamy o zaměstnancích doporučujeme uchovávat po celou dobu trvání pracovněprávního vztahu a následně archivovat po dobu 5 -10 let. Hrozí totiž že i po skončení pracovního poměru bude muset zaměstnavatel prokazovat splnění svých povinností (orgánům SOD, pojišťovnám, odborům, bývalému zaměstnanci žádajícího náhradu škody atd.). Běžná promlčecí lhůta je tři roky.

U ostatních záznamů doporučujeme dobu ukládání 5 let.

Ochrana osobních údajů

Pokud zaměstnavatel zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců pouze za účelem vedení agendy pro dodržení svých právních povinností uložených mu zvláštními zákony, nemusí plnit oznamovací povinnost podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů. Oznamovací povinnost podle § 16 tohoto zákona se na zaměstnavatele vztahuje pouze v tom případě, že zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců i pro jiné účely, než je mu uloženo příslušnými zákony.